1. Khái niệm về năng suất lao động

Năng suất lao động là một trong những chỉ số quan trọng nhất phản ánh hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp. Nó không chỉ thể hiện khả năng làm việc của từng cá nhân mà còn phản ánh hiệu quả tổng thể của tổ chức. Vậy, năng suất lao động được hiểu như thế nào?

Về cơ bản, năng suất lao động là thước đo hiệu quả công việc, được xác định bằng tỷ lệ giữa kết quả đầu ra (sản phẩm, dịch vụ, doanh thu) so với đầu vào (thời gian lao động, số lượng nhân sự). Đối với cá nhân, năng suất lao động thường được tính bằng số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành trên mỗi giờ làm việc. Ở cấp độ tổ chức, nó được đo lường bằng doanh thu thuần trên tổng số giờ làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty.

2. Tại sao cần đo lường năng suất lao động?

Việc đo lường năng suất lao động không chỉ đơn thuần là một con số thống kê, mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá:

• Hiệu quả của quy trình làm việc: Xác định được điểm mạnh, điểm yếu trong cách vận hành, từ đó có các biện pháp cải tiến.
• Mức độ đóng góp của nhân sự: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chế độ khen thưởng/kỷ luật công bằng và hiệu quả.
• So sánh năng suất giữa các ngành nghề, lĩnh vực: Giúp doanh nghiệp hiểu rõ mức độ cạnh tranh và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất: Việc đo lường giúp xác định nhóm lao động nào có tiềm năng phát triển, từ đó tối ưu hóa các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực.

3. Cách tiếp cận tăng năng suất lao động

Thông thường, để tăng năng suất lao động, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai hướng:

• Tăng sản lượng hoặc hiệu quả công việc: Thông qua cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ, nâng cao kỹ năng nhân sự.
• Giảm thời gian làm việc nhưng vẫn duy trì kết quả: Điều này đòi hỏi sự quản trị tốt về thời gian và công việc, tránh lãng phí thời gian không cần thiết.

Tuy nhiên, theo quan điểm quản trị nhân sự hiện đại, việc kiểm soát thời gian làm việc (chẳng hạn siết chặt thời gian, theo dõi giờ giấc quá mức) không phải là phương pháp hiệu quả để tăng năng suất. Ngược lại, điều này có thể làm giảm động lực của nhân viên, dẫn đến tâm lý chán nản, mất đi sự sáng tạo và chủ động trong công việc.

4. Nhóm lao động và chiến lược nâng cao năng suất

Trong một doanh nghiệp, không phải tất cả nhân viên đều có cùng mức độ hiệu suất làm việc. Mỗi cá nhân có năng lực, động lực và mức độ đóng góp khác nhau. Do đó, để nâng cao năng suất lao động một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phân nhóm nhân sự dựa trên mức độ hiệu suất và tiềm năng phát triển. Từ đó, có thể áp dụng các chiến lược phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc tổng thể.

Một cách tiếp cận phổ biến là chia nhân sự thành bốn nhóm chính:

Nhóm A (10-15%) – Nhân sự xuất sắc, có năng suất cao nhất

✅ Đặc điểm:

• Đây là những nhân viên có hiệu suất làm việc vượt trội, luôn đạt hoặc vượt mục tiêu đề ra.
• Họ có khả năng tự quản lý công việc tốt, chủ động trong việc tìm ra giải pháp và liên tục cải tiến.
• Thường là những cá nhân sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao và có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo trong tương lai.

🎯 Chiến lược nâng cao năng suất cho nhóm A:

• Duy trì động lực bằng cách giao các dự án có độ thử thách cao hơn, giúp họ phát triển kỹ năng và không bị nhàm chán.
• Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng để giữ chân nhân tài, tránh tình trạng họ cảm thấy thiếu cơ hội phát triển và rời bỏ doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội phát triển theo chiều sâu, chẳng hạn như tham gia vào các dự án chiến lược, đào tạo nâng cao hoặc thử sức với các vai trò quản lý.
• Không tạo áp lực quá mức, tránh để họ bị quá tải và dẫn đến tình trạng kiệt sức.

Nhóm B (30-40%) – Nhân sự tiềm năng, có dư địa phát triển lớn nhất

✅ Đặc điểm:

• Nhóm này có năng lực nhưng chưa khai thác hết tiềm năng. Họ có thể đang đạt khoảng 50-70% hiệu suất tối đa.
• Họ có động lực làm việc nhưng thiếu một số kỹ năng hoặc kinh nghiệm để đạt năng suất cao hơn.
• Đây là nhóm chiếm tỷ lệ lớn trong doanh nghiệp và có dư địa tăng trưởng năng suất cao nhất.

🎯 Chiến lược nâng cao năng suất cho nhóm B:

• Đào tạo và huấn luyện kỹ năng: Cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm để giúp họ hoàn thiện hơn.
• Giao nhiệm vụ thử thách hơn: Cho phép họ đảm nhận những dự án khó hơn, yêu cầu sáng tạo và tư duy giải quyết vấn đề.
• Xây dựng chương trình cố vấn (mentorship): Kết nối họ với nhóm A để họ học hỏi kinh nghiệm và phát triển nhanh hơn.
• Khuyến khích và tạo động lực: Áp dụng các chính sách thưởng, công nhận thành tích để thúc đẩy họ phấn đấu.
• Theo dõi và phản hồi thường xuyên: Định kỳ đánh giá hiệu suất, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng để giúp họ cải thiện.

💡 Tập trung vào nhóm B là chiến lược thông minh nhất, vì nhóm này có số lượng lớn và tiềm năng tăng năng suất cao, tác động mạnh đến năng suất chung của toàn doanh nghiệp.

Nhóm C (25-30%) – Nhân sự có năng suất thấp nhưng có thể cải thiện

✅ Đặc điểm:

• Nhóm này có hiệu suất thấp do thiếu kỹ năng, thiếu động lực hoặc chưa phù hợp với công việc hiện tại.
• Họ có thể có tiềm năng nhưng đang gặp rào cản về tư duy, năng lực hoặc cách tiếp cận công việc.
• Nếu được hướng dẫn và hỗ trợ đúng cách, một số người trong nhóm này có thể chuyển lên nhóm B.

🎯 Chiến lược nâng cao năng suất cho nhóm C:

• Đào tạo kỹ năng cơ bản để giúp họ cải thiện hiệu suất làm việc.
• Xác định nguyên nhân năng suất thấp (do thiếu động lực, kỹ năng hay vấn đề cá nhân) để có giải pháp phù hợp.
• Định hướng công việc rõ ràng: Hỗ trợ họ xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân để có mục tiêu làm việc cụ thể.
• Áp dụng chế độ giám sát và đánh giá chặt chẽ hơn để đảm bảo họ tiến bộ.
• Nếu sau một thời gian cải thiện mà không có kết quả, cần cân nhắc điều chuyển họ sang công việc phù hợp hơn.

Nhóm D (10-15%) – Nhân sự có năng suất thấp, ít khả năng cải thiện

✅ Đặc điểm:

• Nhóm này có năng suất thấp do thiếu kỹ năng, thiếu động lực và không phù hợp với công việc.
• Họ thường có thái độ tiêu cực, không chủ động cải thiện bản thân và có thể ảnh hưởng đến tinh thần chung của tập thể.
• Doanh nghiệp cần xác định rõ ai trong nhóm này có thể cải thiện và ai không thể.

🎯 Chiến lược xử lý nhóm D:

• Xác định ai có thể đào tạo được: Nếu họ có thể thay đổi, áp dụng các biện pháp huấn luyện và giám sát chặt chẽ hơn.
• Điều chuyển công việc: Nếu họ không phù hợp với vị trí hiện tại nhưng có thể làm tốt ở một vị trí khác, hãy cân nhắc luân chuyển công việc.
• Thay thế nhân sự không phù hợp: Nếu sau nhiều biện pháp hỗ trợ nhưng vẫn không có tiến bộ, cần cân nhắc cho nghỉ việc để đảm bảo hiệu quả chung.

Chiến lược tối ưu: Tập trung vào nhóm B để tạo đột phá

Rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào nhóm A hoặc cố gắng cải thiện nhóm D. Tuy nhiên, cách tiếp cận hiệu quả nhất là đầu tư vào nhóm B, vì:

✔️ Nhóm B có số lượng lớn, nên việc cải thiện năng suất của họ sẽ có tác động mạnh đến tổng thể doanh nghiệp.
✔️ Nhóm B có dư địa phát triển lớn nhất, dễ dàng đạt được mức năng suất cao hơn khi được hỗ trợ đúng cách.
✔️ Nâng cao nhóm B giúp giảm áp lực lên nhóm A, tạo ra một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ hơn, phân bổ công việc hợp lý hơn.

💡 Tóm lại:

• Duy trì động lực và khai thác tối đa tiềm năng của nhóm A.
• Tập trung đào tạo và phát triển nhóm B để tăng năng suất tổng thể.
• Cải thiện nhóm C một cách có chọn lọc.
• Loại bỏ hoặc điều chuyển nhóm D để tối ưu hóa nguồn lực.

Bằng cách phân loại nhân sự theo nhóm và áp dụng chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động một cách bền vững, tối ưu hóa nguồn lực và tạo ra sự phát triển lâu dài.