Thiếu quy trình làm việc bài bản hoặc có xây dựng nhưng chưa hiệu quả.. đẩy doanh nghiệp rơi vào tình cảnh rối rắm. Cấp dưới không nắm bắt được trách nhiệm của mình, dẫm chân lên nhau trong công việc..kéo theo các dự án trì trệ, bản thân nhân sự quay cuồng nhưng hiệu suất vẫn tụt dốc không phanh.

Bởi vậy, việc xây dựng quy trình chuẩn ngay từ ban đầu là rất quan trọng. Nó sẽ giúp doanh nghiệp:

• Chia trách nhiệm rõ ràng cho các phòng ban, cá nhân; từng người nắm bắt được vai trò của mình để tự giác thực hiện, phối hợp với nhau nhịp nhàng, giải quyết công việc nhanh chóng.
• Mọi công đoạn được trình bày và phân tách rõ ràng giúp cắt giảm hoàn toàn những hoạt động thừa thãi, tối ưu hiệu suất công việc và giảm thiểu chi phí vận hành công ty.
• Giúp CEO quản lý nhân viên từ xa 1 cách dễ dàng và bài bản, không cần kè kè giám sát, kiểm tra mà công việc vẫn vận hành theo guồng quay ổn định.
• Nội bộ cùng chung định hướng, gắn kết với nhau trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.
• Giảm áp lực cho quản lý bộ phận và quản lý cấp cao, nhờ quy trình làm việc mà họ dễ dàng phát hiện, gỡ bỏ những sai sót trong khâu vận hành.

Một quy trình làm việc được coi là hiệu quả khi làm rõ được những vấn đề sau:

• Mục tiêu cần đạt
• Danh sách công việc cần làm
• Danh sách, thứ tự công việc ưu tiên
• Người thực hiện, phụ trách từng giai đoạn
• Thời gian thực hiện

 Các bước xây dựng quy trình:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích của việc xây dựng quy trình
• Bước 2: Cụ thể hóa các bước tiến hành
• Bước 3: Xác định các điểm kiểm soát
• Bước 4: Sắp xếp người thực hiện cụ thể ở từng bước
• Bước 5: Kiểm soát, đánh giá công việc và thúc đẩy hiệu suất
• Bước 6: Đóng gói quy trình, hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo
• Bước 7: Cải tiến định kỳ/ thường xuyên.